Smart Working se traduce al castellano como «trabajo inteligente». No hay que confundirlo con el trabajo en remoto o el teletrabajo, pues si bien tienen similitudes, el Smart Working significa poder trabajar, no solo desde casa, sino también en otros entornos como espacios de coworking, cafeterías, e incluso aeropuertos.
Más importante aún, el Smart Working implica un gran cambio para las empresas, las personas, las ciudades y los espacios urbanos. Todos debemos ser conscientes si queremos aprovecharlo al máximo.
Aunque no existe una ciencia exacta para poner en práctica el trabajo inteligente, cada empresa está explorando la fórmula a su manera.
Trabajo en remoto o teletrabajo
El Remote Working, o teletrabajo, es el trabajo a distancia regular. Implica trabajar en un lugar definido y estable, normalmente en casa, con el escritorio adecuado, una red Wi-Fi óptima y un horario definido. En otras palabras, podría ser conveniente para una empresa más tradicional con un ritmo estándar y sin urgencia en mejorar la productividad y explorar nuevas oportunidades.
La realidad es que, hoy en día, existen miles de herramientas revolucionarias que ofrecen soluciones a todo tipo de necesidades disponibles para cualquier tipo de empresa. Esta es la razón por la que el concepto de «trabajo en remoto» no es suficiente para empresas más modernas con ambición de gran crecimiento, como las startups.
Las startups necesita productividad, y la mayoría están dispuestas a adoptar el «Smart Working» si este significa una oportunidad para una mayor productividad, y por ende, mejores resultados y mayor crecimiento.
Smart Working
Cuando hablamos de Smart Working, estamos hablando de un concepto radicalmente diferente de entender el trabajo.
Smart Working es una práctica que se está extendiendo cada vez más en startups y grandes empresas tecnológicas como Google o Twitter. Es una nueva filosofía de gestión de trabajo basada en dar flexibilidad y autonomía a los empleados en elegir desde dónde trabajar y seguir el horario que más convenga a la productividad.
Esto también implica una mayor responsabilidad. Si la empresa puede ofrecer a sus empleados más libertad para administrar sus horas laborales, los empleados deben asumir la responsabilidad de las decisiones que afectan su desempeño laboral.
Se trata de ser dueños de nuestro tiempo y poder elegir herramientas de trabajo en función del contexto que enfrentemos. Esto crea eficiencia y libertad para que cada empleado trabaje y realice sus tareas de la manera que considere óptima para obtener los mejores resultados.
Herramientas para el Smart Working
Hemos hecho una lista con algunas herramientas increíblemente útiles y eficientes elegidas por los equipos de Itnig:
- Notion como organizador de ideas.
- Zoom (Pro) con ID de reunión fija para comunicarse con cualquier miembro de equipo.
- Factorial para la gestión de equipos, documentos, control horario, evaluación de desempeño.
- Slack para conversaciones de equipo o proyecto, anuncios y comunicación general dentro de la empresa.
- GDocs para cada documento.
- Airtable para datos estructurados (hojas de ruta).
- Hubspot para TODA la información relevante del cliente / cliente potencial.
- Hireflix para video-ATS.
- Typeform para encuestas.
- Linkedin / Twitter / Youtube para seguir aprendiendo de los demás y poder seguir en contacto con los clientes y comunidad de nuestra empresa.
- Spotify para música, o podcasts de fondo, un ambiente agradable.
El Smart Working no funciona sin flexibilidad. En Itnig, estamos siempre adaptando nuestra forma de trabajar para aprovechar al máximo las circunstancias y situaciones que surjan. Para un ambiente laboral más agradable y productivo, recomendamos:
- Organizar los horarios basados en los tiempos óptimos para mayor productividad.
- Encuentra tiempo para pensar. Incluso pensar en cosas que no tienen relación con nuestro trabajo nos ayuda a mantener criterio e inquietudes.
- Crear un espacio de trabajo cómodo, presentable frente a la cámara del Zoom, limpio y ordenador, con aire y luz natural.
- Guardar un tiempo para nosotros mismos y nuestras cosas personales. Somos personas antes que trabajadores.
- ¡Disfrutar del tiempo en familia y amigos!
Sin comunicación no hay nada
La comunicación siempre debe ser la prioridad número uno. No importa cuánto trabajemos en ello, no será suficiente. Hay que trabajar siempre en la comunicación.
Todas las empresas quieren ser lo más productivas posible. Cuando trabajamos en remoto, no necesitamos que todos respondan de inmediato. Por lo tanto, debemos encontrar herramientas para una buena comunicación asincrónica. Esto ayudará a todos a concentrarse en sus propias tareas sin tener que interrumpir a nadie.
Por ejemplo, Loom permite grabar la pantalla y grabarnos diciendo cosas y automáticamente lo carga en la nube, y podemos compartir el enlace.
Sin embargo, es cierto que los equipos necesitan interacción y reuniones inmediatas. Lo más parecido a la interacción en la vida real es probablemente una videollamada. Con herramientas como Zoom, podemos crear un entorno como si los equipos estuvieran trabajando juntos en una oficina (casi). Cada reunión debe tener un propósito. De lo contrario, estamos perdiendo el tiempo de todos.
En Itnig, por ejemplo, organizamos afterworks informales en Zoom donde hablamos e incluso jugamos. Es un espacio para cosas de trabajo no relacionadas para hacer que las personas se sientan conectadas, que es uno de los mayores desafíos cuando se trabaja de forma remota.
Smart Spaces – Espacios inteligentes
Permitir que las personas trabajen de acuerdo con las metodologías mencionadas anteriormente también significa que la empresa tiene la responsabilidad de brindar a sus empleados los espacios adecuados. Incluso los espacios tradicionales deben diseñarse para promover la flexibilidad y la comunicación entre las personas, creando un ambiente de trabajo agradable.
Por ejemplo, las terrazas o grandes ventanales y la iluminación natural tienen un gran impacto en nuestra salud y concentración. Además, los sofás y las plantas pueden hacer la diferencia.
Crear una oficina digital
Muchas empresas colapsaron cuando el confinamiento llegó a nuestras vidas. Hablemos de cómo construir una oficina digital, fundamental para sobrevivir a esta era digital. Hay empresas enfocadas en ayudar a otros a tener éxito en la digitalización de sus equipos y procesos. Factorial, por ejemplo, ofrece una solución para cada uno de estos problemas:
- Gestión de oficinas
- Tiempo libre y tiempo de asistencia (quién está trabajando)
- Documentación de la empresa y los empleados
- Contratación e incorporación de nuevos empleados
- Encuestas y gestión del desempeño
- Informes y datos de empleados
- Ventas, marketing y soporte
- Producto y tecnología
- Finanzas y Administración
Espacios de coworking
Los espacios de coworking son oficinas que albergan una mezcla diversa de empresas y proyectos dirigidos por usuarios e instituciones. Se pueden concebir como una tercera opción de trabajo, entre la oficina convencional y trabajar desde casa. Las principales características de un coworking son la colaboración, la comunidad, la sostenibilidad, la accesibilidad y la flexibilidad. Los espacios de coworking son más que un espacio físico, son espacios de interacción social y colaboración, lo que facilita la innovación y la construcción de comunidad dentro del espacio.
Además, las instalaciones de coworking ofrecen grandes oportunidades de networking, como eventos, talleres o programas de apoyo.
Los espacios de coworking tienen como objetivo garantizar la máxima seguridad posible para sus miembros y personal. Son tiempos inciertos y muchas personas sienten inseguridad al volver a una oficina tradicional. El objetivo de Itnig es ofrecer espacios de trabajo seguros para aquellos que están listos para salir de casa. Aunque el distanciamiento social es necesario, la colaboración y la interacción humana son más necesarias que nunca, y tener un lugar seguro para llevarlo a cabo es ideal para quienes anhelan socializar. y ser productivo.
No todo es para todos
Dejando a un lado los problemas de infraestructura, las empresas deben ser conscientes de los cambios a los que se enfrentan. Tener o trabajar en una empresa que quiere adoptar Smart Working no es para todos. La nueva era digital implica muchos desafíos y la capacidad de adaptarnos a nosotros, nuestras empresas y equipos a una nueva cultura de trabajo.
Los cambios están aquí para quedarse
A pesar de que estamos viviendo tiempos inciertos, es una oportunidad para repensar, restablecer, reinventar a nivel empresarial e individual. El trabajo en remoto es propio de la nueva era digital y, si se hace bien, las empresas serán más productivas, competitivas y conscientes. El Smart Working también es una oportunidad para encontrar y contratar talentos disponibles en todo el mundo, un desarrollador puede vivir en Dubai y trabajar para una empresa en Madrid. Podemos atraer talento de literalmente cualquier parte del mundo.
Con nuevas culturas de trabajo, aparecerán nuevas oportunidades de negocio. Ecommerce, atención médica y tecnología de la salud, gaming y entretenimiento, capacitación y educación digital, soporte en línea, delivery, coworking flexible, gadgets para el hogar, fitness online … ¡Lo que sea! Aquellos que puedan encontrar oportunidades en lugar de excusas prosperarán y sobrevivirán situaciones extremas como la que estamos viviendo ahora.
Itnig es un ecosistema de startups con un espacio de coworking para startups y autónomos, en el cual también organizamos eventos.
Si te ha gustado la idea del Smart Working, ¡únete a nuestro espacio de coworking!
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