Treball remot al teu equip amb Bernat Farrero

Transcripció del webinar de Bernat Farrero sobre com habilitar el treball remot al teu equip.

Què fa falta per construir el negoci?

Normalment, és una fórmula de dues variables, així que necessites tenir la idea correcta, que és el més important perquè no hi ha res pitjor que executar la idea equivocada. Això serà l’u per cent de l’esforç. L’altre 99 per cent de l’esforç és com la comuniques, ja que no estàs construint un negoci tot sol. Estàs en un ecosistema amb més gent.

Aleshores, com comuniques aquesta idea a altres persones? Aquí és on anirà el 99% de l’esforç. La teva capacitat de poder comunicar el que tens al cap a inversors, a proveïdors, a clients, a bancs i, especialment, als teus empleats, serà la clau definitiva de l’èxit.

Bàsicament, tinc en compte 10 coses importants per liderar el meu equip.

10 consells per liderar el teu equip en temps de crisi

1. Pla
2. Objectius
3. Empoderament
4. Confiança
5. Errors
6. Formació
7. Encoratjament
8. Simplificació
9. Mètriques
10. Coneixement

Fes un pla

Primer, fes un pla. Sense un pla, tothom anirà en direccions diferents. Has de preguntar-te què vols fer, i tenir en compte que no pots fer-ho tot. Fer un pla també significa renunciar a coses. A més, has d’assegurar-te que tothom hi estigui d’acord. No pots fer un pla diferent per a cadascun dels teus empleats a l’organització. Fas un únic pla i l’executaràs, i tot el teu equip ha de comprometre’s amb ell.

Més important encara, si la teva gent no pot entendre el pla o no el veu, el pla no significa res dins del teu cap. Has de ser capaç de comunicar-lo. La bona notícia és que pots aprendre a comunicar. És una cosa que molta gent afronta i de la qual pots aprendre.

Objectius

El segon pas és establir objectius. És molt important prendre el pla i dividir-lo en objectius per a cada equip i cada individu. Aquest és un exercici que també s’ha de fer amb els equips. Has de parlar d’objectius cada dia. Els objectius són com l’Estrella Polar. Hem de mesurar tot el que fem en relació amb els objectius. Quins són els objectius de cada equip? De cada individu?

Empoderament i confiança

Tercer, empoderament. Has de confiar en la gent. Ja no és moment de controlar els teus empleats. Això no té cap sentit. Especialment ara que tothom treballa a casa. Millor confia en la teva gent. És un procés molt fàcil de dir i molt difícil de fer. Empoderament significa donar la propietat a aquesta persona, fer que els teus objectius siguin els seus objectius, alineant els seus interessos personals amb els professionals. Han de tenir objectius per prendre les seves pròpies decisions.

Estàs contractant talent perquè confies en aquest talent. No estàs contractant gent per no confiar-hi. Així que has de contractar el millor talent i després empoderar-lo. Això requereix confiança. És una part molt important per fer créixer i prosperar les empreses. Si no confies en el teu equip, els equips no confiaran els uns en els altres. La gent de Marketing et dirà que Vendes no fa la seva feina correctament, Vendes et dirà que el Producte no funciona, i així.

Per tant, hem de crear una cultura de confiança. Hem de confiar els uns en els altres: membres de l’equip i altres equips, tothom a l’organització. Això comença amb tu, com a líder, confiant en el teu propi equip.

Errors i formació

Si no hi ha errors, vol dir que ningú està assumint riscos. Has d’encoratjar els errors. No som estúpids. Cometem errors per aprendre. Aquesta és una manera de créixer: cometre errors i aprendre’n ràpidament. El coneixement no sortirà del no-res. L’has de buscar, l’has d’estructurar, els aprenentatges, i has de formar contínuament el teu equip. A més, com a líder, necessites tenir el rol d’una persona que troba informació on sigui i la porta a l’equip contínuament.

Encoratjament

Has d’encoratjar el teu equip. Encoratjar el teu equip significa subratllar les coses que van bé, potser exagerar les victòries, assegurar-se que tothom sap quan les coses van bé. Això és molt important, especialment ara que tots estem a casa. És clau per al benestar emocional de l’equip dins de l’empresa.

Simplificació

Has de crear una piràmide de veritat com a líder. Has de simplificar, trobar l’essència de tot el que fem. Hi ha molt soroll. Hi ha molta complexitat. Fes-ho senzill: parla dels objectius i parla de les coses essencials.

Què aporta valor al client? Aquesta és una pregunta molt senzilla que hem de tenir en compte. Tot el que fem, aporta valor al client? Sí o no? Per exemple, a Vendes, si no parles amb els clients, o no contactes leads, no vendràs per molt bo que siguis. Aquestes són algunes coses essencials sobre les quals has d’estar molt segur com a líder. Les has de repetir una i altra vegada. No existeix repetir massa, ni comunicar massa l’essència, la visió de l’empresa.

Mètriques i coneixement

Mètriques… Si no tens mètriques, el que estàs fent no es pot mesurar. Has de tenir la informació en algun lloc, altrament la gent no pot comprovar-la i només hi haurà opinions. Necessites tenir les dades i has d’exposar-les perquè tothom hi pugui tenir accés.

Cada aprenentatge, cada cosa nova que passa a l’organització que genera coneixement, l’has d’estructurar. L’has d’organitzar. Posa’l en algun lloc on la gent hi pugui tenir accés. Com més ràpid la gent pugui accedir al coneixement estructurat de què estaven fent a l’organització, més ràpid creixerà la teva empresa.

Comunicació

La comunicació sempre serà el teu problema organitzatiu número un. Si preguntes a un empleat qualsevol quin creu que és el problema més gran, és probable que respongui: comunicació. No importa com de fort hi treballis, mai serà suficient. Sempre has de treballar la comunicació.

Per a mi, hi ha dos tipus de comunicació, especialment ara que som remots:

• Comunicació asíncrona.
• Comunicació síncrona.

És molt important per a una empresa ser productiva. Has d’habilitar i protegir la comunicació asíncrona. Això vol dir que no requereixes que tothom respongui immediatament. No esperes una resposta quan demanes alguna cosa a Slack, per exemple. Dones temps a la gent per organitzar-se. Perquè quan la gent està concentrada en alguna cosa, ha de poder acabar-la. Has de crear aquesta cultura de «està bé no respondre immediatament». Alguna gent estarà molt concentrada en el que estigui fent. Així que has de usar eines que accepten comunicació asíncrona.

Per exemple, estem usant Loom. Loom et permet gravar la teva pròpia pantalla i gravar-te dient coses i automàticament ho puja al núvol, i pots compartir l’enllaç a Slack, o via email. Això ens ajuda, tothom es concentra en el seu propi assumpte sense haver d’interrompre ningú. Tot i així, de vegades, has d’interrompre el teu equip perquè alguna cosa és important.

En aquest cas, un mitjà audiovisual és millor que l’àudio; l’àudio és millor que el xat i el xat és millor que l’email. La cosa més propera a la interacció de la vida real serà el vídeo. Jo sempre tinc una sala, a Zoom, on la gent pot simplement passar i parlar amb mi, ja que sempre tinc la mateixa reunió oberta. A vegades potser la gent ve i ja estic amb algú altre i això és una mica el que passa a una oficina. Podem compartir coses que estem fent. I això, de fet, crea un entorn com si estiguéssim treballant junts a una oficina. Això és una cosa que personalment m’agrada molt.

Resumint, les reunions casuals i espontànies també són importants. Els one on ones són més importants que mai. Així que necessites tenir converses individuals amb el teu equip, ser generós amb el temps, i assegurar-te de preguntar com se sent la gent. Pots fer preguntes obertes, preguntes personals sobre família, salut, exercici, receptes…

És molt important en aquest moment deixar que la gent pensi, reflexioni sobre el negoci, sobre el que estem fent, sobre els objectius, sobre la visió, sobre tot. Aquesta és una oportunitat per connectar individualment amb la gent, per assegurar-se que seguim la mateixa visió. Aquesta és una de les principals responsabilitats dels managers.

A més, totes les reunions haurien de tenir un moderador perquè, sense un moderador, les reunions poden ser caòtiques. Algú ha d’assegurar-se que tothom parla durant una certa quantitat de temps. És molt important que cada reunió tingui un propòsit. Altrament, estem perdent el temps de tothom.

Tenim reunions setmanals on revisem els objectius de la setmana, què hem aconseguit, què hem après, quines oportunitats hem trobat.

A més, seguim tenint aquests afterworks informals on la gent es reuneix i es troba després de la feina, i amb una cervesa o el que estiguin bevent, jugem a jocs. És un espai per a coses que no tenen res a veure amb la feina, però fa que la gent se senti connectada, que és un dels reptes més grans quan treballes des de casa.

M’agrada que la gent compartisca com és la seva situació. Fins i tot si tens els teus fills o la teva mascota al voltant. Millor que ho expliquis clarament, perquè interromprà en algun moment. Millor comparteix com és la teva situació.

És molt divertit. L’altre dia vaig llegir un article en el qual parlaven de la grip espanyola de 1918. La companyia Bell anunciava: «No et preocupis, tenim la infraestructura. Podràs parlar amb els teus amics on sigui que estiguis en quarantena». Endevina què va passar quan tothom va començar a usar el telèfon? Correcte, tot el sistema va col·lapsar.

Durant aquesta crisi actual, tenim una infraestructura perfecta per treballar de forma remota. Fa anys que treballem de forma remota. De fet, Zoom va passar d’uns 10 milions d’usuaris, si no vaig errat, a més de 200 milions. I funciona perfectament. Així que assegurem-nos d’aprofitar-ho.

Construint una oficina digital

Parlem de construir una oficina digital, que és una cosa que tota empresa ha de fer. A Factorial, estem ajudant amb tots aquests punts que llisto aquí:

• Gestió d’oficina (portal de l’empleat)
• Vacances i control d’horaris (qui treballa)
• Documentació accessible de l’empresa i dels empleats
• Contractació i incorporació de nous empleats
• Gestió del rendiment i enquestes
• Dades i informes dels empleats
• Vendes, marketing i suport
• Producte i tecnologia
• Finances i administració

El portal de l’empleat és el lloc on tothom té un punt de referència. Hi pots trobar tots els anuncis de l’empresa. Aquí és on pots revisar què passa a l’empresa, els esdeveniments, qui treballa avui, qui està de baixa per malaltia, qui ha agafat dies lliures… Tot el que té a veure amb la comunicació de l’empresa.

També tens un directori d’empleats a Factorial on pots comprovar qui és qui. Ara, és particularment difícil saber on o qui són els teus companys. Pots assegurar-te de conèixer tots els equips, tothom qui treballa a l’organització.

Portal d’equips de Factorial

Pots sol·licitar dies lliures i també pots controlar el teu horari i assistència. Recorda que a Espanya, i a molts altres països, és obligatori portar un registre del temps de treball. Aquí pots veure qui està treballant i qui no. Pots fitxar mitjançant una app molt senzilla.

A més, tens tota la documentació disponible i pots comprovar tots els teus contractes amb tot l’historial de canvis i tot. Tota la informació dels empleats està en un únic lloc. Pots signar els contractes digitalment, ja no cal usar paper.

També oferim un CRM de contractació multifase i col·laboratiu. Permet que tots els candidats s’emmagatzemin i s’avaluïn en un únic lloc.

També tenim un sistema de gestió de tasques que ajuda els gestors de RH i altres managers a seguir certs passos. Per exemple, incorporar o donar de baixa un empleat.

Factorial també ofereix un portal de rendiment. Ara és un moment important per fer una revisió del rendiment dels teus empleats per assegurar-te que tothom està alineat. La gent pot revisar els seus propis equips, els seus propis managers.

També oferim la funcionalitat d’informes. Per exemple, a Factorial érem 58 persones al març i ara som més de 100 empleats. Estem creixent molt ràpid. Tens accés a l’edat mitjana de l’empresa, les nacionalitats… Pots veure la diversitat de l’equip i tot el que té a veure amb els teus empleats.

Vendes, marketing, suport

Em vaig acabar encarregant de Vendes i Marketing a Factorial, i estem usant un pressupost molt accessible i col·laboratiu.

Estem tots connectats. Per exemple, si estàs gastant diners a França en Contingut o una campanya de PR, tindrà un efecte en Vendes, tindrà un efecte en adquisició. Tot el que fem en termes de go-to-market està en un únic lloc connectat. Pots veure les conseqüències de moure un euro d’un canal a un altre. Un altre aspecte important del marketing és el CRM. Sempre en parlem, però ara és particularment important: si alguna cosa no passa al CRM, no passa. El CRM és on es fa la gestió de la relació amb els clients, on viu tota la informació dels clients.

Cada interacció que tenim, ja sigui una trucada, o un email, una nota, una reunió, o una demo, es registra, s’emmagatzema i és accessible al CRM. Si no és al CRM, no ha passat.

Tenir tota la informació en un lloc et permetrà descobrir on estan els problemes, així que el CRM és clau.

Parlem del playbook de vendes. És molt important que cada norma de Vendes estigui escrita i estructurada correctament en un playbook de vendes. Com venem una indústria en particular? Com venem geografia? Cada nou aprenentatge s’estructurarà i estarà al playbook. Millor escrivim el playbook de com funciona el procés de vendes de la nostra empresa, millor s’incorporaran i aprendran els nous reps, i més ràpid creixerem. Aquesta és la veritat. El playbook ajudarà a comunicar com funcionen les coses.

Una altra cosa que estem usant: trucades de vídeo i gravacions. Gravem tot el que fem. Ho organitzem en una carpeta i l’enllacem al playbook.

Estem usant el nostre objectiu com a call center basat en el núvol. Prioritzem les trucades. Les podem dividir en suport, assistència legal, i així. El mateix funciona amb el playbook per a Marketing i el pla de continguts: en quins canals treballem? Quin és el to? Què té a veure amb la nostra marca? Tot el que té a veure amb la nostra marca està escrit.

Per tant, estem usant un CMS, estem usant dashboards i mètriques i són accessibles per a tothom. Estem usant canals de Slack i, a la línia de descripció superior, posem dashboards perquè la gent pugui simplement clicar i tenir tota la informació sobre el que passa en aquell equip en particular, amb un objectiu en particular.

Producte i desenvolupament

En termes de producte, tot és molt digital, la gent pot treballar junta i col·laborar mitjançant Airtable. L’estem usant a Factorial per estructurar un roadmap. Usem Google Docs per posar tots els objectius que tenen els equips i els resultats esperats. Usem Figma per col·laborar principalment entre dissenyadors, però també incloem Marketing als fitxers de Figma. També, usem Github per al control i col·laboració de codi.

Finances i administració

Per a finances i administració, no té sentit tenir paper volant per tot arreu. Tot està al núvol. Estem usant Quipu per gestionar la facturació i el procés administratiu, i veure què està pagat i què no, etc. Però usem A3, que és una empresa de comptabilitat local espanyola, per fer la comptabilitat. Usem Strive per als pagaments, Dropbox per als altres documents que no s’emmagatzemen a Factorial, Excel per a planificació i control, i usem Google Docs i Spreadsheets per a documentació.

Reptes del treball remot

• Privacitat i seguretat

Diu adeu als sistemes on-premise i passa al núvol Seguretat de contrasenyes (1password o similar)

• Infraestructura

Connexions d’internet a casa adequades Línies de telèfon adequades Material d’IT

• Espai de treball

Readaptar espais de treball a casa Coworkings corporatius i espais flexibles

Reptes que mai havíem pensat que arribarien, com la privacitat i la seguretat. Molta gent encara té màquines i servidors a les seves oficines i hi han d’accedir. I això s’ha convertit en el problema número u de seguretat.

Els estàndards de seguretat de les empreses del núvol són molt moderns i molt segurs avui dia. Usen protocols de seguretat estàndard per protegir les teves dades. Serà molt més segur que usar els teus propis programes instal·lats a les teves pròpies oficines. Així que hauries de començar a pensar, si no ho has fet ja, en moure tot als serveis al núvol.

Gestionar contrasenyes pot ser un altre repte. Així que has d’assegurar-te de usar un servei per gestionar totes les contrasenyes. Assegura’t que cada contrasenya és diferent per a cada servei, i que són contrasenyes llargues i complicades. Nosaltres usem 1password, però hi ha molts serveis per a aquest problema.

Un altre repte és controlar qui assisteix a les videotrucades. Hi ha hagut molts, molts casos en què això s’ha vist compromès. No pots veure les cares de la gent que es connecta des d’un telèfon, i estan escoltant secrets de l’empresa. Així que això és una cosa que has de tenir en compte i assegurar-te que estàs protegit.

La meva caixa d’eines personal

La meva caixa d’eines personal:

• Notion com a organitzador del meu cervell
• Zoom (Pro) amb una sala d’ID fixa per comunicar-me
• Factorial per a la gestió de persones
• Slack (gratuït) per a discussions específiques de projectes, o divagacions
• GDocs per a tota la documentació
• Superhuman per al correu electrònic
• Airtable per a dades estructurades (roadmaps)
• Hubspot per a TOTA la informació rellevant de clients/prospectes
• Hireflix per a l’ATS en vídeo
• Typeform i Videoask per a enquestes riques
• Linkedin / Twitter / Youtube per aprendre d’altres
• Spotify per a música de fons

Bàsicament, uso Notion per organitzar el meu cervell. És un sistema de llistes així que puc fer llistes basades en diferents problemes en els quals he de treballar. I és molt convenient perquè em permet estructurar la informació. L’estructuro sempre per temps i dates, i dins dels temes, tothom que em pot reportar té la seva pròpia carpeta. Així és com m’ho gestiono per organitzar-ho tot, tota la complexitat. Gairebé mai m’estresso perquè faig llistes. Faré la llista una vegada i una altra i una altra i alguna cosa simplement caurà i això és natural.

Estic reconsiderant tot el que he de fer cada dia. Així que si no puc fer-ho, no puc fer-ho. Els dies no tindran més de 24 hores. Així que he de prioritzar. Uso una llista de Notion per a això. També uso Zoom, Factorial, Slack, Google Docs, Superhuman, Airtable, Hubspot. Hireflix, que és un sistema interessant de seguiment de candidats asíncron per fer entrevistes amb dos candidats de manera asíncrona. Uso LinkedIn, Twitter i YouTube per aprendre d’altres. Òbviament també uso Spotify.

Adoptant la flexibilitat (en llars plenes de gent)

• Fes horaris personalitzats
• Troba temps per pensar
• Construeix-te un espai de treball
• Assegura’t que les franges de treball siguin franges de treball (mentre sigui possible)
• Encara reserva temps per a tu mateix, per a les teves coses
• Gaudeix d’un temps més ric amb els teus estimats!

Un repte important que tindran les empreses és com adoptar la flexibilitat. La gent estarà en llars plenes de gent, així que han de poder fer els seus propis horaris. Han de poder treballar quan es trobin més productius.

Has de ser flexible com a líder d’equip, com a empresa, perquè no hi ha altra manera. Ja no pots establir regles a la teva oficina. Així que has de ser flexible. Has d’assegurar-te que pots treballar de manera flexible, de manera síncrona. I has de dir a la gent que trobi temps per pensar. No es tracta de fer tasques. Hem de poder donar-nos temps per pensar què fem, per prioritzar, perquè altrament començarem a estressar-nos.

A més, hem de construir-nos un espai de treball, assegurar-nos que assignem franges per treballar, i després que estem treballant en aquestes franges, si és possible. Per suposat, encara hem de tenir temps per a nosaltres mateixos i, ja saps, fer exercici i coses saludables encara que estiguem a casa. Si no ens sentim sans, física i mentalment, no treballarem bé.

Gestionant l’estrès i la solitud

• L’estrès sovint està relacionat amb com prioritzem i gestionem el rendiment -> Fes llistes, no passa res si no les acabes
• La solitud és el problema número u per a la majoria de la gent
• Sigues obert sobre com et sents, tots hi som
• Fes amics nous/antics i parla-hi
• Fes exercici fort
• Aprèn, entrena, llegeix, balla, cuina
• Descobreix nous hobbies
• Deixa de llegir sobre la COVID-19!

La gent s’estressa a casa i se sent sola però ningú n’hi parla. És una oportunitat perfecta per parlar de com et sents amb altra gent perquè descobriràs que tothom està en la mateixa situació.

És un bon moment per reconnectar amb vells amics o fer-ne de nous. També és un bon moment per fer exercici, aprendre, entrenar, trobar nous hobbies. Deixa de llegir sobre el coronavirus, et tornarà boig. Simplement troba coses per fer. Jo, per exemple, mai m’havien importat les plantes, i ara estic aprenent sobre plantes i n’he demanat algunes en línia i estic aprenent a tenir-ne cura.

Els canvis han vingut per quedar-se

• Oportunitat de repensar, reiniciar, reinventar a nivell d’empresa i individual
• El treball remot serà la nova normalitat
• Si es fa bé, les empreses seran més productives/competitives
• Grup de talent disponible arreu del món
• Noves formes de col·laboració, treball més flexible i líquid
• Apareixeran noves oportunitats de negoci
  • e-commerce, sanitat i health tech, jocs, i entreteniment, coaching, formació i educació remota, suport en línia, food as a service, coworking flexible, decoració de la llar, gadgets de la llar, fitness en línia…
• Tot l’ecosistema es tornarà digital
  • eficiència, automatització, millors dades, millors decisions

Aquests canvis dels quals parlo han vingut per quedar-se. No pensis ni per un segon que un cop les empreses hagin establert totes aquestes regles, tots aquests processos per treballar de forma remota, per treballar digitalment, tornaran a la seva oficina i treballaran com abans. Això no passarà. Les empreses estan descobrint que poden ser més productives, més competitives. Apareixen noves oportunitats. Ens estem adaptant a treballar de forma remota, així que la feina es tornarà més flexible.

Podem accedir a tot un grup mundial de talent ara mateix. No hem de limitar-nos al nostre propi entorn local. Així que això ens farà més productius. Ja tenim el procés per incorporar tota aquesta gent. No podem abandonar aquesta oportunitat. Així que veiem tot el que està canviant i ens preguntem, com podem ajudar la societat? Com podem ajudar en aquest nou procés i aquestes noves necessitats que apareixen? Aquesta serà la diferència entre les empreses que sobreviuen i les empreses que moren, perquè moltes empreses moriran, malauradament.

Has d’assegurar-te que estàs liderant el canvi i no resistint-hi. Normalment, aquests canvis triguen anys, però ara trigaran mesos. Així que hem d’estar en la posició de lideratge. Hem d’aprofitar les noves oportunitats, com el e-commerce, la sanitat, els jocs i l’entreteniment, el coaching, la formació i l’educació remota, les oficines flexibles, la decoració, el que sigui, el que sigui.

Finalment, tot es torna digital, el que significa que cada proveïdor que tenim serà digital. Cada client que tenim serà digital. Ens podem centrar en l’estratègia, en les idees, en com ser millors, en com prendre millors decisions.

Hem d’entendre que aquest nou ecosistema sencer serà digital. Per tant, hem de liderar el canvi digital. Així que això és tot per avui.

Bernat Farrero, fundador d’Itnig, va fer un webinar sobre com habilitar el treball remot al teu equip. No totes les empreses estaven preparades perquè el seu equip treballés de forma remota.

Esperem que aquest article t’hagi donat alguns consells sobre com gestionar la situació actual que estem vivint. Com va mencionar Bernat, «podem accedir a tot un grup mundial de talent ara mateix».

Pots trobar el webinar aquí. Si vols escoltar més de Bernat i Itnig, us convidem a escoltar el nostre podcast setmanal d’Itnig.